Det är på konferenser som idéer föds. En kreativ konferens kan förändra ett företags eller en organisations arbetssätt, eller åstadkomma något ännu större.

Ett strikt toppmöte där ledare från världens länder försöker komma överens i svåra frågor? Eller ett möte som är lösare i kanterna, där det inte finns något i förväg fastställt program, och där deltagarna själva skapar innehållet? En konferens kan vara många olika saker. Det sistnämnda kallas ”unconference”, och är en av de senaste stora trenderna när det kommer till konferenser. Tvärt emot vad man kan tro, åtminstone om man är en traditionalist när det kommer till konferenser, är det inte oseriöst. En unconference är för det mesta mycket seriös, vilket om inte annat blir tydligt i den här artikeln. Ett exempel på en känd unconference är Sweden Social Web Camp, som hölls första gången 2011. 250 deltagare samlades på Tjärö i Blekinges skärgård för att diskutera nätets framtid, umgås och bada bastuflotte. Med andra ord påminde det till stor del om en vanlig konferens.

För det är just kringaktiviteterna som många gånger avgör om konferensen har varit lyckad eller inte. De bästa idéerna kommer inte alltid fram under seminarierna eller anförandena, och som de flesta vet är det de informella mötena och diskussionerna som blir mest betydelsefulla. Man brukar säga att de viktigaste överenskommelserna sluts under pauserna, eller i bastun på kvällen.

Digitala konferenser

Idag har det blivit allt vanligare med digitala konferenser, där deltagarna inte träffas fysiskt. Istället kan man använda ganska enkla datorprogram, som Skype, eller mer avancerad videokonferensutrustning. En sådan konferens blir mer effektiv, och billigare, eftersom deltagarna inte behöver förflytta sig. Å andra sidan blir resultatet sällan detsamma.

Det personliga mötet är magiskt. I antikens Grekland pratade man om tes, antites och syntes. Det är genom att bryta åsikter, tankar och perspektiv mot varandra som människor kan komma fram till nya, konstruktiva idéer. Det borde man kunna göra på digital väg, och det förekommer också, men det är ingen slump att de flesta konferenser innebär att deltagarna förflyttar sig. Det gäller såväl internationella toppmöten som akademiska seminarier och företagskonferenser.

Framgångsfaktorer

För att mötet ska bli framgångsrikt kärvs det flera saker. Man måste välja en miljö för konferensen som är inspirerande, men som samtidigt inte distraherar alltför mycket. Det är därför det finns konferenslokaler på Svenska mässan i Göteborg, men inte på det intilliggande Liseberg. Det ska också finnas möjlighet till intressanta kringaktiviteter, eftersom det är där som de oväntade idéerna och mötena uppstår.

Det är också viktigt att talarna på konferensen både har ämneskunskaper, och kan delge åhörarna dem. Det får inte bli för akademiskt och torrt, men samtidigt är det viktigt att fakta och vetenskaplighet inte får stryka på foten. Det behöver inte innebära att det blir Hans Rosling som talar, men han är naturligtvis drömtalaren på en konferens om internationell hälsa.

Ju mer sammanhållen man kan göra en konferens, desto bättre. Samtidigt får den inte upplevas som enformig. Därför bör man se till att angripa ett ämne ur flera olika vinklar, och gärna anordna kringaktiviteter som också anknyter till ämnet.