Det finns konferenser som deltagarna minns i många år, och så finns det andra som glöms bort ganska snabbt. Genom bra planering kan man höja nivån på konferensen flera snäpp. Det kostar lite mer, men resultatet blir så mycket bättre att det definitivt är värt det.

En stor konferens kan börja planeras flera år i förväg. Det gäller framför allt om det finns höga säkerhetskrav, t.ex. om presidenter, premiärministrar eller andra potentater ska delta. En sådan konferens kan inte hållas var som helst, och även konferensanläggningar som bedöms som säkra kan behöva säkras ytterligare.

En konferens för alla

De flesta konferenser som hålls i Sverige berörs dock inte av sådana säkerhetskrav. Men det är ändå viktigt att se över lokalerna noga. Inte minst bör man se till att lokalerna är tillgängliga för alla, även för de med någon funktionsnedsättning. Det kan handla om saker som ramper och hissar, men man bör heller inte glömma bort de funktionsnedsättningar som inte syns, exempelvis synnedsättningar och hörselskador. Kontrollera att det finns hörselslinga i lokalerna.

Om det även ingår seminarier eller diskussioner i mindre grupper under konferensen bör man se över även de lokaler där dessa kommer att äga rum. Helst ska de inte ligga för långt från andra lokaler, och det bör vara enkelt att nå dem även med rullstol.

Ett ämne som inte ligger så långt från det här med tillgänglighet är allergier. Man bör inte nöja sig med att stämma av med de ansvariga att det finns mat utan allergener, man bör också dubbelkolla med personalen i köket. Tänk också på att det kan finnas allergiframkallande ämnen i de rengöringsmedel som används i städningen.

Energin går upp och ned

Oavsett hur intressanta ämnen som avhandlas på konferensen kommer deltagarnas energinivå att gå upp och ned. Därför är det viktigt att inget pass blir för långt. Pauser är viktiga, och att servera kaffe är det inget fel med. Däremot kan man vara försiktig med frukt och kaffebröd. Båda dessa innehåller socker, som gör att blodsockret går upp för att sedan sjunka. Bättre är att satsa på någon form av pausgymnastik, eller ”tvinga” ut deltagarna i friska luften under en paus.

En minnesvärd konferens

Den som får nötter i sin mat och drabbas av en allergisk chock kommer förvisso att minnas konferensen, men inte på det sätt som arrangören hoppades på. Däremot vill ju arrangören att konferensen ska bli minnesvärd. Det kan ordnas på många sätt.

Ett sätt är att utnyttja miljön. Hålls konferensen i Gamla Stan i Stockholm kan man ordna en stadsvandring, gärna med ett originellt tema. Handlar konferensen om hygien kan man gå en stadsvandring på temat smuts och snusk. Om konferensen istället hålls i ”obygden” kan man utnyttja detta på andra sätt, kanske åka på älgsafari eller besöka ett intressant kulturhistoriskt resmål i närheten.

Denna ”fritidsaktivitet” ska gärna överraska, men finns det ingen möjlighet att ordna något som påminner om de här två exemplen kan man istället ordna en överraskning i form av ett uppträdande. Tänk dock på att det ska vara något som samtliga kan uppskatta, utan att det för den skull blir menlöst. Att lösa den ekvationen är svårare än man kan tro.